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JULIO 2020. LO QUE DEBEN SABER LAS ESTACIONES DE SERVICIO SOBRE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA.

El pasado 5 de mayo del año 2020 la DIAN expidió la resolución 42 mediante la cual da a conocer las reglas de juego en cuanto a la implementación de la facturación electrónica de distintos sectores de la economía y otras disposiciones en materia de sistemas de facturación. Dada la cantidad de inquietudes y preocupaciones que nos han transmitido varios de nuestros clientes, decidimos publicar éste articulo donde abordaremos exclusivamente los interrogantes que se hacen muchas estaciones de servicio. A continuación las respuestas de lo que usted como empresario, administrador ó contador de estaciones de servicio debe saber:

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1. ¿Deben facturar las estaciones de servicio en Colombia?

Si. El Artículo 88 de la Resolución 42 del 5 de mayo del 2020 establece la "obligación de facturar para los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en relación con estas actividades, deberán iniciar la expedición del sistema de facturación que corresponda, a partir del primero (1) de septiembre de 2020."

Así las cosas y de conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, las estaciones de servicio se encuentran obligadas a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen.

2. ¿Hay excepciones para algunas estaciones de servicio?

Si. Si la estación de servicio está registrada a nombre de una persona natural y sus ingresos no superan los 3500UVT.

3. ¿Cuándo deben empezar a facturar las estaciones de servicio?

Las estaciones de servicio hacen parte del Grupo 4 del calendario de implementación establecido en la Resolución 42 del 5 de mayo de 2020, por tanto deben empezar a facturar a partir de las 00:00 horas del 1 de septiembre de 2020.

4. ¿Cómo pueden cumplir la obligación de facturar las estaciones de servicio?

Mediante la emisión de un tiquete de venta que se genere mediante un sistema tipo P.O.S o una maquina registradora, el cual es un documento equivalente a la factura de venta. Sin embargo si el cliente exige la expedición de la factura, deberá entonces expedir la factura electrónica.

5. ¿Cuáles son las opciones que tiene una estación de servicio para facturar electrónicamente?

1. Implementar un software de gestión de estaciones de servicio para que incluya la emisión de tiquetes POS con Registro Fiscal y usar la plataforma de facturación electrónica de la DIAN (gratuita) para los casos en que sus clientes se la exijan. Es importante mencionar que esta opción se deben ingresar de forma manual todos los datos de la venta en la plataforma de la DIAN.

2. Ó implementar un software de gestión de estaciones de servicio para que emita tiquetes POS con Registro Fiscaltambién la factura electrónica de forma integrada. Ésta opción es la más recomendada ya que no tendría la necesidad de ingresar nuevamente los datos de la venta para hacer la factura electrónica y podría también realizar la integración con su sistema contable optimizando así todo el proceso.

6. ¿Se debe entregar factura electrónica o tiquete POS por cada taqueada?

Si, a partir del 1 de septiembre de 2020 las estaciones de servicio están en la obligación de entregarle al cliente un tiquete POS ó una factura electrónica por cada venta de combustible sin importar el monto.

7. ¿Cómo se manejará la facturación electrónica con los clientes a crédito?

Para los clientes a crédito la DIAN ha establecido que se pueden agrupar varias ventas en una sola factura electrónica (con emisión diaria, semanal, quincenal ó mensual)  siempre y cuando exista el soporte correspondiente del acuerdo con cada cliente el cual podrá ser un contrato de suministro o una orden de compra.

8. ¿Qué puedo hacer si mis surtidores son mecánicos?

Las estaciones de servicio que tengan surtidores mecánicos podrán optar por  implementar un sistema de emisión de tiquetes POS donde tendrán que ingresar la información de la venta de forma manual por cada venta que realicen lo cual es bastante dispendioso o actualizar sus surtidores por unos que cuenten con cabezal electrónico para que sean compatibles con un sistema de gestión de ventas como SAUCE ON LINE.

9. ¿Qué debo hacer si ya soy cliente de Datagas?

Si su estación ya cuenta con una versión del software distribuido por Datagas está a solo tres pasos de iniciar la facturación; solo debe solicitarnos la actualización de su versión, luego solicitar una resolución de facturación por POS y habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN.

10. ¿Y si no soy cliente?

Datagas ofrece diferentes planes de implementación de SAUCE ON LINE (Sistema de administración unificada para el control de Eds) con el cual no solo va cumplir con la reglamentación de facturación sino que contará con toda una plataforma tecnológica que le facilitará las operaciónes y le permitirá tener un mayor control de la estación de servicio. 

CONCLUSIÓN GENERAL

Las estaciones de servicio en su mayoría tendrán que empezar a facturar el próximo 1 de septiembre de 2020 y teniendo en cuenta todas las opciones que tienen disponibles las estaciones de servicio, parece muy improbable que la DIAN extienda nuevamente el plazo señalado. Así las cosas si usted aún no ha implementado un sistema de facturación en su estación de servicio y quiere conocer cuales son los requisitos para implementar cualquiera de las opciones arriba señaladas lo invitamos a comunicarse con nosotros mediante el siguiente enlace:

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