El pasado 31 de enero del año 2024 la DIAN expidió la resolución 000008 mediante la cual extiende el plazo para la implementación de la facturación electrónica total de distintos sectores de la economía y otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
Dada la cantidad de inquietudes y preocupaciones que nos han transmitido varios de nuestros clientes, decidimos publicar éste articulo donde abordaremos exclusivamente los interrogantes que se hacen muchas estaciones de servicio. A continuación las respuestas de lo que usted como empresario, administrador ó contador de estaciones de servicio se ha preguntado:
1. ¿Deben facturar las estaciones de servicio en Colombia?
Si. El Artículo 88 de la Resolución 42 del 5 de mayo del 2020 estableció la "obligación de facturar para los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en relación con estas actividades, debieron iniciar la expedición del sistema de facturación que corresponda el primero (1) de septiembre de 2020."
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Así las cosas y de conformidad con la Resolución 000065 del 1 de noviembre de 2023, las estaciones de servicio se encuentran obligadas a expedir factura electrónica de venta y/o documento equivalente electrónico por todas y cada una de las operaciones que realicen.
2. ¿Cuándo deben empezar a facturar las estaciones de servicio?
1 de mayo de 2024 deben iniciar los Grandes Contribuyentes que sean facturadores electrónicos y expidan tiquetes de máquina registradora con sistema POS y 1 de Junio de 2024 los Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no sean Grandes Contribuyentes.
3. ¿Cómo pueden cumplir la obligación de facturar las estaciones de servicio?
Mediante la emisión de una factura electrónica o un documento equivalente electrónico, sin embargo si el cliente exige la expedición de la factura electrónica la estación de servicio tiene la obligación de expedirsela.
4. ¿Cuáles son las opciones que tiene una estación de servicio para facturar electrónicamente?
1. Implementar un software de gestión de estaciones de servicio que emita facturas electrónicas y/o documentos equivalentes electrónicos (Pos Electrónico) de forma integrada. Ésta opción es la más recomendada ya que no tendría la necesidad de ingresar los datos de la venta de forma manual para hacer la factura electrónica y podría también realizar la integración con su sistema contable optimizando así todo el proceso.
2.Usar la plataforma de facturación electrónica de la DIAN (gratuita). Es importante mencionar que esta opción se deben ingresar de forma manual todos los datos de la venta en la plataforma de la DIAN.
5. ¿Se debe entregar Factura Electrónica o POS Electrónico por cada tanqueada?
Las estaciones de servicio podrán elegir entre implementar la facturación por POS Electrónico facturar electrónicamente todas las ventas. Es importante tener presente que si se implementa POS Electrónico también está en la obligación de implementar Facturación Electrónica mientras que si implementa Facturación Electrónica no está en la obligación de implementar Pos Electrónico.
6. ¿Cómo se manejará la facturación electrónica con los clientes a crédito?
Para los clientes a crédito la DIAN ha informado que se pueden agrupar varias ventas en una sola factura electrónica (con emisión diaria, semanal, quincenal ó mensual) siempre y cuando exista el soporte correspondiente del acuerdo con cada cliente el cual podrá ser un contrato de suministro o una orden de compra.
7. ¿Qué puedo hacer si mis surtidores son mecánicos?
Las estaciones de servicio que tengan surtidores mecánicos podrán optar por implementar un sistema de emisión de facturas electrónica o POS electrónico donde tendrán que ingresar la información de la venta de forma manual por cada venta que realicen lo cual es bastante dispendioso o actualizar sus surtidores por unos que cuenten con cabezal electrónico para que sean compatibles con un sistema ó software para estaciones de servicio.
8. ¿Qué debo hacer si ya soy cliente de Datagas?
Si su estación ya cuenta con una versión del software distribuido por Datagas está a solo tres pasos de iniciar la facturación; solo debe solicitarnos la actualización de su versión, luego solicitar una resolución de facturación electrónica y habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN.
9. ¿Y si no soy cliente?
Datagas ofrece software para estaciones de servicio con el cual no solo va cumplir con la reglamentación de facturación sino que contará con toda una plataforma tecnológica que le facilitará las operaciónes y le permitirá tener un mayor control de la estación de servicio.
Conclusión
Las estaciones de servicio en su mayoría tendrán que empezar a facturar la totalidad de sus ventas el próximo 1 de junio de 2024 y teniendo en cuenta todas las opciones que tienen disponibles, parece muy improbable que la DIAN extienda nuevamente el plazo señalado. Así las cosas si usted aún no ha implementado un sistema de facturación eléctrónica para estaciónes de servicio y quiere conocer cuales son los requisitos para implementar cualquiera de las opciones arriba señaladas lo invitamos a comunicarse con nosotros mediante los siguientes enlaces:
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